Archiv für den Monat: April 2016

Entdecken Sie Ihre Kadenz – oder der nicht vorhandene Rhythmus des Alltäglichen

Allgemein, Prozessoptimierung,

Als Kadenz bezeichnen Musiker die tonale bzw. harmonische Schlusswirkung einer Tonfolge. Wenn es Ihnen schwer fällt, Routinen zu akzeptieren und ihnen zu folgen, sollten Sie vielleicht aufhören, Routinen als eine Reihe von strengen Regeln zu verstehen. Sie sollten außerdem darüber nachdenken, die Steigerung der eigenen Produktivität als einen Prozess des Findens zu verstehen. Kultivieren Sie Ihren einzigartigen und kreativen Rhythmus – Ihre Kadenz.

Wenn dieser Ansatz ansprechend für Sie klingt: Hier sind einige Ideen aus meiner Beratungspraxis und Arbeit mit erfolgreichen Managern, die Ihre Kadenz gefunden haben.

Monatliche Kadenz – oder das Erreichen von Meilensteinen

Sie können in der Regel in einem Monat mehr schaffen, wenn Sie weniger planen. Die meisten Menschen haben einen natürlichen Rhythmus, mit dem sie ein großes Projekt planen oder einen persönlichen Meilenstein innerhalb eines Monats erreichen können.

Die großen Ziele und Meilensteine sind nicht die einzigen Aufgaben, die Sie in einem bestimmten Monat zu tun haben, aber diese XXL-Aufgaben, wie z.B. die Entscheidung eine Wohnung zu kaufen, eine neue Software einzuführen, eine Hochzeit zu organisieren, werden Sie niemals – auch nicht mit einem guten Plan – alle umsetzen. Sie werden wahrscheinlich am Ende des Monats in allen drei Projekten nur wenige Fortschritte erzielen.

Wenn Sie sich eines dieser Ziele speziell für den Monat vornehmen, gibt es eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass Sie es erreichen oder ganz nah ans Ziel herankommen. Fokussieren Sie ein monatliches Projekt, und Sie werden viel zufriedener sein und erfolgreich dazu.

Respektieren Sie Ihre persönliche Kadenz und die Energie, die Sie investieren können. Natürlich gibt es Ausnahmen, aber in der Regel sind ein bis zwei große Vorhaben pro Monat das maximal Erreichbare, sonst werden Sie aus Ihrem Rhythmus geworfen, ohne den die meisten Menschen nicht mehr leistungsfähig sind. Bedenken Sie auch, sich in Bezug auf andere Ereignisse Zeit zu nehmen, die Sie so oder so wahrnehmen müssen.

Ein zusätzlicher Nutzen: Ihren Planungsaufwand verringern Sie damit auf ein Minimum.

Wöchentliche Kadenz – oder die regelmäßige Herausforderung meistern

Projekte, Besprechungen und Verpflichtungen können von Woche zu Woche variieren, aber sie sind hilfreich, um ein allgemeines Gefühl des wöchentlichen Rhythmus zu haben. Es ist ein Format, das Sie bei Bedarf für jedes Projekt erstellen und ändern können – in diesem Fall Ihre Woche.

Nach vielen Jahren Beobachtungen in der Praxis habe ich einen guten wöchentlichen Rhythmus gefunden:

Montagmorgen: Hochfahren!

Blockieren Sie die ersten paar Stunden in der Woche für die wöchentliche Planung und Verarbeitung nach dem Wochenende (Tür zu). Der Zeitplan sieht am Mittwochnachmittag die Phase für die monatliche Kadenz vor. Kleinere Aufgaben im Laufe der Woche abarbeiten, aber das XXL-Projekt muss man konzentrieren und am besten einen ganzen Nachmittag – frei von Sitzungen – verfolgen.

So kann man z.B. in ein Café gehen, um qualitative Arbeit ununterbrochen zu leisten. Damit wird Ihre XXL-Initiative nach vorne gebracht und vom Tagesgeschäft entkoppelt. Es fühlt sich an wie eine netter kleiner Kurzurlaub vom hektischen Tagesgeschäft.

Freitagnachmittag: Herunterfahren!

Blockieren sie ca. drei Stunden, um alles einzupacken und Arbeiten zu erledigen, die länger gedauert haben als erwartet, oder um nicht dringend administrative Aufgaben zu erledigen, die Spaß machen, bevor das Wochenende beginnt. Mindestens einen Abend in der Woche sollte man sich für persönliche To-dos blocken.

Man kann natürlich seine Aufgaben anpassen und ändern, all dies ist manchmal notwendig. Aber dieser Rhythmus ist derjenige, der zu einer äußerst befriedigenden Woche führt.

Tägliche Kadenz – oder das Mikromanagement im Griff haben

Es gibt keine richtige Formel für einen perfekten Tag. Manche Leute sagen, niemals E-Mails am Morgen überprüfen; andere das genaue Gegenteil. Der Trick ist, ehrlich zu sein mit sich selbst, um das Beste aus Ihren 24 Stunden zu machen.

Ich empfehle in der ersten Stunde am Arbeitsplatz den Tag zu planen, E-Mails zu beantworten, und kleine Aufgaben abzuschließen. Dann kann man tiefer in die Arbeit abtauchen. Kundenanrufe in der zweiten Stunde am Stück absolvieren. Wenn möglich, nicht mehr als vier Stunden Meetings am Tag. Nach dem Mittagessen kann man auf mögliche Notfälle reagieren. Und ja: Man muss nur in den seltensten Fällen wirklich sofort reagieren. Die letzten 30 Minuten des Tages halten Sie sich frei für einen Tagesrückblick und die Vorbereitung des folgenden Tages.

Finden Sie Ihren Rhythmus für den Tag und laufen Sie nicht herum wie ein Feuerwehrmann. Von einer Führungskraft verlangt man reflektiertes und überlegst Handeln, dafür benötigt man Freiräume.

#Prozessoptimierung als Aufgabe der Unternehmensführung

Finden Sie Ihre Kadenz – oder den eigenen Rhythmus finden

Schließlich ist es wichtig zu wissen, welche Muster Ihnen helfen. Ehrlich zu sich selbst zu sein und sich den Freiraum zu nehmen, wenn Sie ihn brauchen. Ständig seinem Rhythmus hinterherzurennen macht unzufrieden und unproduktiv.

Ein weiterer Tipp: Den Tag nach dem Urlaub blockieren Sie damit, Themen aufarbeiten zu können und sich einen Plan für die nächste Zeit zu machen. Das gibt Ihnen die Flexibilität, die Sie benötigen und Sie bekommen den Kopf frei, um zurück in den Arbeitsalltag zu finden.

Bedenken Sie außerdem, mindestens einen halben Tag nach einer größeren Konferenz oder einer größeren Veranstaltung zu blockieren, um lose Enden zu verfolgen und Ihre Notizen und Unterlagen zu sichten. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, den Wert der Veranstaltung zu extrahieren.

Zusammenfassung

  1. Nur ein großes Ziel pro Monat verfolgen
  2. Montags hochfahren, Zeit nach großen Sitzungen für die Aufbereitung blockieren, freitags runterfahren
  3. Morgens den Tag planen, dann Kunden anrufen, 4 Stunden Meetings am Tag, mittags Troubleshooting, abends mit angenehmen Aufgaben runterfahren
  4. Den Tag nach dem Urlaub blockieren

Dem eigenen Rhythmus auf einer monatlichen, wöchentlichen und täglichen Basis zu folgen, wird Ihnen zu Flexibilität und Zeit, die Sie für Ihre Arbeit brauchen, verhelfen. Es wird eine Harmonie entstehen. Es ist jetzt Zeit, Ihre Kadenz zu entdecken.

Auch Sie wollen Prozesse optimieren? Mein Team und ich beraten Sie gerne. Erfahren Sie jetzt mehr.

Der (gar nicht so) neue Chef

Allgemein, Leadership,

„Ein Vorgesetzter kann wegen seines formalen Status nicht vermeiden, eine Schlüsselfigur in diesem System (Organisation) zu sein. Die Frage ist nur, ob er ohne sein Wissen und Willen benutzt wird, oder ob ER das System beherrscht. […], kurz Möglichkeiten generalisierter Systemkontrolle eröffnet, die einem rein formal handelnden Vorgesetzten nicht beschieden sind.“

– Niklas Luhmann, der neue Chef

Diese Gedanken sind nicht neu und stammen aus den 1960er Jahren – wir Soziologen waren eben schon immer unserer Zeit voraus. Die Erkenntnisse Luhmanns sind dennoch zeitgemäßer denn je. Ich möchte, vielleicht in etwas praktischeren Worten, diese Gedanken zusammenfassen und um meine alltäglichen Beobachtungen erweitern.

Ja, es gibt sie auch im Jahre 2016: die hauptsächlich formal agierenden Vorgesetzten. In Beratungssituationen erlebe ich immer wieder, wie Vorgesetzte durch einen ausgeprägten Formalismus versuchen, die Organisationen oder Abteilungen zu führen – Organisationsgröße und -zweck lassen hier keine erlebbaren Unterschiede erkennen. Auch die Tatsache, dass die Verantwortlichen versuchen, so das beste Ergebnis für ihre Organisation zu erzielen, lässt sich in der Empirie beobachten.

Gründe für klare, formale Strukturen

Ich möchte darauf hinweisen, dass hier ausdrücklich nicht die formal notwendigen Rahmenbedingungen einer jeden Organisation wie Anstellungsverträge und viele andere formaljuristische Notwendigkeiten gemeint sind. Mir geht es ausdrücklich um das tägliche und damit operative in Organisationen. Es gibt spezielle Organisationsformen, die ohne einen ausgeprägten Formalismus nur schwierig existieren könnten. Beispiel Bundeswehr: Wenn hier die Rahmenbedingungen des Miteinanders nicht klaren, formalen Strukturen folgen würden (Kommandokette), wären Entscheidungen in Extremsituationen nicht sofort umsetzbar. Leider sind in der Alltagsrehtorik vieler Organisationen militante Begriffe tief verwurzelt. So spricht man zum Beispiel von „war rooms“, Divisionen und Kollateralschäden, meint aber Konferenzräume für Projektgruppen, Unternehmensbereiche und Verluste bei monetär risikoreichen Entscheidungen.

Mitarbeiter müssen über viel größere, eigene Handlungsspielräume verfügen

95% aller Organisationen funktionieren aber nicht nach diesen Prinzipien, weil sie ein operatives Tagesgeschäft haben, in dem die Extremsituation nicht der Alltag ist. Mitarbeiter müssen über einen viel größeren, eigenen Handlungsspielraum verfügen, um flexibel auf Kundenwünsche und neue Marktsituationen reagieren zu können.

An vielen Stellen sind Leadership-Prinzipien heute erfolgreicher als klassische Management-Methoden. Leadership bedeutet im Gegensatz zu formalem Management eben nicht das Exekutieren von vorgeschriebenen Regeln, sondern das Leiten und Führen eines Teams, zum Erfolg der gesamten Organisation. Die hierzu notwendigen Mittel sind eben nicht Formblätter, Arbeitsanweisungen oder irgendwelche anderen Formen der schriftlichen Darlegung der Arbeit. 90% der notwendigen Fähigkeiten kann man mit einem Wort beschreiben: Kommunikation.

#Leadership-Prinzipien sind erfolgreicher als klassische #Management-Methoden.

Eine Organisation besteht aus Handlungen. Kein Mensch kann aber handeln, ohne selber dabei zu sein. Ergo: Selbst das Erbringen einer technischen Dienstleistung oder die Einführung eines EDV-Systems hat zur Folge, dass Menschen (erfolgreich) handeln müssen.

In meiner Beratungspraxis erlebe ich immer wieder kommunikationsschwache Führungskräfte, welche die Quantität oder vielmehr die in der Praxis beobachtbare Qualität von Kommunikation unterschätzen. Die erste Frage formaler Führungskräfte bei Neuerungen in der Organisation ist: „Wie können wir das regeln?“ Dabei wäre aber diese Frage zu stellen: „Wie können wir das vernünftig den Mitarbeitern kommunizieren und über die Zeit diese Kommunikation aufrechterhalten?“

Formale Organisationen verhindern Arbeitsmotivation und Arbeitseifer

Wer heute noch in der eigenen Organisation niedergeschriebene Anweisungen findet, die lediglich für Auditoren oder andere Dritte aufrechterhalten werden, sollte diese am besten sofort ins Archiv verschieben. Denn sie kosten nicht nur eine enorme Summe an Arbeitszeit und damit Geld in der Aufrechterhaltung, sondern behindern eine erfolgreiche Kommunikation. Statistiken zeigen, dass gerade einmal 5% dieser Aufschreibungen regelmäßig von den Mitarbeitern gelesen werden.

Um es noch einmal mit Luhmann zu sagen: Formale Organisationen verhindern Arbeitsmotivation und damit den Arbeitseifer der Mitarbeiter.

Meine Empfehlung läuft nicht auf irgendeine Art von „Feel Good Management“ hinaus. Solche Maßnahmen können im besten Fall nur ein Pflaster auf den Wunden schlecht geführter Mitarbeiter sein. Solche Maßnahmen sind weder nachhaltig noch ist deren Erfolg messbar.

Jetzt beginnen! Werden Sie zur zeitgemäßen und erfolgreichen Führungskraft. #Leadership

Gute Führung muss sich am Ende des Tages an Umsatzzahlen und Rendite messen lassen. Machen Sie sich auf den Weg, eine zeitgemäße und erfolgreiche Führungskraft zu werden. Arbeiten Sie an Ihren kommunikativen Fähigkeiten und versuchen Sie jeden einzelnen Mitarbeiter zu verstehen, zu coachen und damit zu führen, um den Erfolg Ihres Unternehmens nachhaltig zu sichern. Das wichtigste aber: Versuchen Sie nicht irgendeine Form der Rhetorik anzuwenden, damit sich alles besser anhört. Bleiben Sie authentisch und benennen Sie Probleme.

Machen Sie sich auf, der „neue Chef“ zu werden.